Como dijo Benjamin Franklin: "Quien fracasa al planificar, planifica su fracaso". Por eso, la planificación es lo más importante y el principio básico de la gestión de proyectos.
A menudo, la gestión de proyectos puede parecer que se limita simplemente a las tareas administrativas, pero en realidad es mucho más importante. Podría decirse que es el elemento más importante de cualquier proyecto, ya sea de publicidad online, gestión de campañas PPC o diseño y desarrollo de páginas web ; además es determinante, podría significar la diferencia entre entregar el trabajo a tiempo, y dentro del presupuesto, o no alcanzar los objetivos y los plazos adecuados. Por este motivo, y cómo en Redline sabemos lo fundamental que es tener un gestor de proyectos, todos nuestros clientes tienen garantizado un gestor de proyectos dedicado a su proyecto cuando nos convertimos en su departamento de marketing externo.
¿Qué es la gestión de proyectos?
En términos sencillos, la gestión de proyectos abarca la planificación, organización y supervisión de todos los elementos de un proyecto. Un gestor de proyectos debe ser meticuloso y tener buen ojo para los detalles. En otras palabras, el gestor de proyectos es la persona que se encarga de que todo el mundo trabaje en equipo y que nadie alargue los plazos, para alcanzar los objetivos deseados antes de la fecha límite, dentro del presupuesto y a satisfacción del cliente.
La comunicación es la clave
El gestor de proyectos es el sostén que mantiene unido todo el proyecto, por ello debe tener una comunicación clara y regular, debe servir de enlace con todos los contratistas y clientes para llevar el proyecto a los objetivos acordados de la manera más óptima posible.
Para gestionar un proyecto con éxito, es necesario comunicarse con todas las partes de forma eficaz, asegurarse de que entienden las instrucciones y de que no hay impedimentos para llevarlo a cabo, y resolver los problemas que vayan surgiendo.
Responsabilidades claramente definidas
Este proceso es el mismo independientemente del sector: tanto si se trata de la gestión de un proyecto de diseño de interiores como de una estrategia de marketing digital, todos los objetivos, expectativas, responsabilidades y funciones deben estar claramente definidas. Cada miembro del equipo debe tener claros al cien por cien sus funciones y objetivos para centrar sus esfuerzos en la dirección correcta.
En Redline Company gestionamos los proyectos desde múltiples canales, por ejemplo, al diseñar y desarrollar una web, debemos planificar primero el esquema, crear el diseño de la web, planificar y producir el contenido, producir archivos de diseño para que los desarrolladores web programen las páginas, mientras que el equipo de marketing online trabaja en la optimización para motores de búsqueda. Todos estos elementos deben entregarse en un momento determinado, y si un miembro del equipo se retrasa, el resultado puede ser un aplazamiento de la finalización del proyecto.
Principio de Pareto: la regla del 20/80
El principio de pareto es un sistema de gestión de proyectos utilizado para mejorar la eficiencia, esta regla está basada en la teoría de que el 80% de los resultados pueden lograrse centrándose en las actividades más importantes del 20% restante. Trabajando de forma inteligente, identificando y priorizando los elementos más importantes es posible centrarse en las tareas que lograrán mejores resultados.
El principio sólo debe utilizarse como guía y su eficacia dependerá del tipo de cliente y proyecto con el que estemos trabajando. Este es uno de los pilares fundamentales de los valores de Redline Company, ya que queremos ofrecer siempre a nuestros clientes el servicio más eficaz en términos de tiempo y costes.
A diferencia de un equipo de marketing interno al que la empresa debe paga y mantener, Redline trabaja por contrato, lo que significa que para nosotros la gestión del tiempo es crucial para obtener resultados óptimos en un plazo limitado.
Muchos de nuestros clientes tienen ya sus propias estrategias en mente y desean que les ayudemos a ponerlas en práctica. Sin embargo, si este no fuera tu caso, Redline Company trabajará contigo para establecer los objetivos más importantes de tu proyecto, así podremos asignar la mayor cantidad de tiempo y recursos para lograrlos de la manera más eficiente. Una parte de este proceso consiste en crear planes de acción mensuales (similares a una estrategia de trabajo) en los que se prioriza claramente el trabajo que tendrá mayor repercusión en el proyecto. El objetivo es abordar el trabajo o tareas más importantes dentro de los parámetros del contrato (en este contrato se especificarán las horas contratadas para que Redline trabaje para el cliente cada mes).
Las 5 etapas de la gestión de proyectos
Las etapas de la gestión de proyectos, que determinan el éxito de los mismos, pueden dividirse esencialmente en cinco: inicio, planificación, ejecución, seguimiento y finalización. El conjunto de estas etapas ayudará tanto a las partes interesadas como al proveedor de servicios a tener una perspectiva clara de los objetivos, presupuestos y plazos, para poder así minimizar riesgos, ahorrar tiempo y dinero, aumentar la productividad y, además, adquirir conocimientos a partir de la experiencia de esta gestión.
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Inicio
Al inicio de un proyecto, es fundamental comprender los objetivos, el alcance y los resultados que esperamos del mismo. Por ello, en esta fase es fundamental establecer quién es responsable de cada actividad, por ejemplo, si es necesario que los redactores de Redline produzcan el contenido o si el cliente proporcionará el contenido completo. En esta etapa es imprescindible la comunicación para determinar y acordar los plazos, los obstáculos y los posibles gastos y presupuestos del proyecto.
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Planificación
Una vez establecidos los objetivos, ahora es necesario planificar cómo se va a proceder. La comunicación también es vital en esta fase, ya que todas las partes implicadas deben estar de acuerdo para gestionar las expectativas y evitar retrasos causados por malentendidos y cambios constantes para poder cumplir los plazos y el presupuesto previstos. Por ello, es en este momento cuando Redline Company creará un plan/estrategia de marketing detallado que pondrá en consonancia con las necesidades del cliente, además también se generarán planes de acción mensuales para conseguir los objetivos determinados de cada etapa.
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Ejecución
Esta es la fase en la que el proyecto se pone en marcha: un gestor de proyectos o un gestor de cuentas asignará tareas y se asegurará de que el trabajo va por buen camino. Si fuera necesario, en esta etapa se podrá contar con la colaboración de trabajadores autónomos externos o la asistencia especializada en ciertos ámbitos para partes específicas del proyecto.
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Seguimiento, gestión y comunicación
A lo largo de cada fase, el gestor de proyectos supervisará el trabajo de cada miembro del equipo para asegurarse de que se realiza según lo previsto y de acuerdo con los KPI acordados. Si surge algún problema, el equipo de Redline lo gestionará con rapidez y eficacia para garantizar que todos los objetivos se alcancen a tiempo. Además, el cliente será informado de todos los progresos y de cualquier problema que surja, en esta etapa la comunicación sigue siendo de vital importancia.
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Finalización
Una vez finalizada cada fase, el gestor del proyecto revisará el trabajo realizado y solicitará la aprobación final del cliente. El trabajo del gestor de proyectos consiste en unir todos los hilos, asegurarse de que todos los miembros del equipo han cumplido su parte del proyecto y de que se han realizado todas las comprobaciones (como los controles de calidad de la web) y la documentación necesaria antes de cerrar el proyecto.
Si deseas externalizar tu marketing, Redline Company puede convertirse en tu departamento de marketing externo, así tendrás acceso a un equipo completo de profesionales del marketing, incluido un gestor de proyectos con mucha experiencia.
Los servicios de Redline abarcan todos los canales de marketing, incluido el diseño y desarrollo de páginas web, la optimización de motores de búsqueda, la generación de leads, el marketing en redes sociales, el marketing de contenidos, la fotografía y videografía y mucho más. Para saber cómo podemos ayudarte a gestionar tu marketing para llevarlo al siguiente nivel, ponte en contacto con nosotros en info@redlinecompany.com.
